Årsrapportering og Frifond-støtte

Alt du som lokallagsleder trenger å vite om Frifond, årsrapportering og mer!

Hvert år deler Acta – barn og unge i Normisjon ut mer enn 5 millioner kroner til våre lokallag i støtte. Vi mottar midlene fra støtteordningen Frifond organisasjon som forvaltes av LNU – Landsrådet for Noregs barne- og ungdomsorganisasjoner.

Denne støtteordningen er en av de viktigste årsakene til at mange lokallag melder seg inn i Acta, og man kan få mye støtte ved å forholde seg til noen enkle regler og rapporter.

Når man har startet et nytt lokallag eller tatt over et lederverv i et etablert lokallag, er det lurt å sette seg inn i dette så fort som mulig slik at man har møtt reglene ved rapporteringstidspunktet som er nyttårsaften hvert år.

Hvordan få støtte?

For å kunne få tildelt Frifondsstøtte må man sende inn en årsrapport der det kommer fram følgende:

• Hvert medlem må ha betalt minst kr 50 i medlemsavgift til lokallaget i løpet av kalenderåret og være gjort kjent med at man dermed er medlem i Acta.
• Alle medlemmer må være registrert med fullt navn, gateadresse, postnummer og poststed, fødselsår og hvorvidt de har betalt eller ikke
• Dersom 4 eller flere medlemmer er 15 år eller eldre i løpet av kalenderåret, må lokallagets styre være valgt av og blant medlemmene.
• Lokallaget må ha egen økonomi, altså føre et selvstendig regnskap.
• Lokallaget må gjennomføre minst én medlemsrettet aktivitet utover årsmøte hvert kalenderår.

Som lokallag må man forholde seg til MinSide. Når man sender inn innmeldingsskjema, vil en konsulent i Acta opprette ditt lokallag i MinSide og gi deg tilgang som administrator av lokallaget. MinSide er et utviklet for å være et nyttig verktøy i din administrasjon av lokallaget: Her oppgis og endres kontaktinformasjon, man kan gjøre lokallagets møtested synlig på kartet, man kan kontinuerlig legge til nye medlemmer, man kan fordele styreverv og gi styremedlemmene tilgang til MinSide, man kan knytte foresatte til medlemmene med kontaktinformasjon, man kan dele opp i aktivitetsgrupper, og man kan lage e-post- og sms-lister av mange slag for effektiv kommunikasjon med medlemmene.

De to tingene man imidlertid må gjøre i Min side, er å sende inn årsrapport og bekrefte bruk av tidligere mottatt Frifondsstøtte.

Fordeling av Frifond-støtte

Actas fordeling av støtten er tredelt:

1. Oppstartsstøtte – kr 5 000 til nyoppstartede lag som sender inn svarslippen og har foreløpig medlemsliste
2. Driftsstøtte – til lokallag som har vært medlem året før eller lenger. Denne beregnes etter antallet tellende medlemmer som er rapportert for foregående år + kr 2 000 for å være tellende lokallag.
3. Prosjektstøtte – kan søkes om i Min side når man har et tellende lokallag, dvs. at dere har fått godkjent årsrapporten ut fra gjeldende krav. Man kan søke om inntil kr 15 000 til et prosjekt. Dette må være aktivitet som er utover ordinær drift. Søknadsfrist er 1.juni for prosjekter som skal foregå kommende høst/vår. Actas landsråd avgjør hvert år hvor mye av Actas totale Frifondstøtte som skal gå til prosjektstøtte.

Nye lag

Når man har meldt seg inn i Acta med et nytt lokallag vil man motta et velkomstbrev med informasjon om Frifond. Det første året man er medlem har man ikke noe fjorår å beregne støtte ut fra, så da har Landsrådet bestemt at vi gir oppstartsstøtten, kr 5000, uavhengig av antallet medlemmer, så lenge man kan vise at det blir minst fem. Første år som medlem vil man også bli krevd lokallagskontingent, men da etter den laveste satsen.

Fra andre året

Når man først har vært medlem over i et nytt år, blir man bedt om å sende oss en årsrapport. Her skal man dokumentere at lokallaget svarer til Frifonds regelverk: minimumskontingent, medlemsliste, styre, økonomi og aktivitet. Fristen for å levere årsrapport er vanligvis sist i januar. Det som er fint med å bruke MinSide gjennom hele året, er blant annet at årsrapporten godt på vei er ferdig på nyåret. Medlemslista ligger der, kontaktinformasjon o.l. er oppdatert, man kan eventuelt plukke styremedlemmene ut fra medlemslista dersom vervene trenger oppdatering. Det eneste man trenger å legge til før man sender inn til Acta, er et regnskap og en årsmelding. Acta kommuniserer med deg gjennom MinSide i oppfølgingen, og hjelper deg med det du måtte lure på.

Behandlingen av årsrapporter tar vanligvis tiden helt fram til september. Region-kontorene skal først gå gjennom og siden skal sentralleddet godkjenne. Når alle årsrapporter som er praktisk mulig å hente inn er godkjent sentralt, vil vi fordele støtten etter tellende medlemmer, tellende lokallag og godkjente prosjektsøknader.

Bekrefte bruken av Frifond

Den andre gangen i året man må forholde seg til MinSide er når man skal bekrefte at man har brukt frifondsstøtten. Dette gjøres ved å logge inn i MinSide, klikke seg videre til fanen Frifond og deretter til forrige støtte. Her fyller man ut hvilket beløp man har brukt. Eventuelle rester krever Acta inn med en faktura på høsten. Frifondsstøtten er til for å stimulere aktivitet, så man bør bruke opp alt. Det som ikke er brukt skal fordeles på nytt. Man får ikke utbetalt ny Frifondsstøtte før man har gjort rede for forrige støtte.

Tips underveis i Min side

Det er lurt å bruke MinSide regelmessig gjennom året. Å holde en oppdatert medlemsliste hjelper en til å få flest mulig tellende medlemmer ved rapporteringstidspunktet. Dersom man har en egen kasserer, kan det være lurt at denne også har tilgang til MinSide. Slik kan vedkommende følge med på hvilke medlemmer som ikke har betalt og i tillegg bidra med å legge inn regnskapet i årsrapporten. Kasserer kan også bekrefte bruken av støtte, men det er kun Hovedleder som har mulighet til å sende inn årsrapporten!

Når man har hatt valg av styre bør man oppdatere Verv-fanen. Sett en stoppdato på avtroppende styremedlemmer og en startdato på nye styremedlemmer. Alle medlemmer av styret må også være medlemmer i lokallaget, så det er lurt å legge dem til medlemslista først dersom de ikke allerede er der. Når man legger inn nye verv kan man da plukke styremedlem rett fra medlemslista. Dette er lurt fordi alle medlemmer får en unik ID i min side. Man unngår på den måten at noen ved en feil får to ID-er registrert i systemet. Dette kan bli et problem for styremedlemmer som skal ha tilgang til Min side.

Hvis man vil benytte seg av SMS og e-post-kommunikasjon med medlemmene, er det enkelt å huke av hvilke medlemmer man vil sende til i boksene til høyre i lista. Man kan også legge til felter å søke opp med «Skjul/Vis felter»-knappen. For eksempel kan man da sende en invitasjon til alle som er født etter 2006 eller en purring til alle som ikke har betalt medlemskapet:)

Det finnes et knippe hjelpevideoer til MinSide. De går gjennom MinSide fane for fane, og kan gi hjelp hvis det er noe du sitter fast med. De kan du finne her. Merk at utseende og funksjonene til MinSide kan være noe forskjellige fra da videoene ble lansert, men prinsippene er enda de samme.